Privacy Verklaring

 Versie Privacy Verklaring oktober 2019

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van de naamloze vennootschap “FLOORIFY”  (hierna genoemd “FLOORIFY”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.

Huidige privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website https://www.floorify.com  (hierna genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen FLOORIFY en haar klanten, prospecten en business partners.

Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die FLOORIFY verzamelt, alsook over de wijze waarop FLOORIFY deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

FLOORIFY wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en/of (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.

Het bezoeken van de Website, het aangaan van een commerciële relatie met Floorify, het inschrijven op de nieuwsbrief, het invullen van het contact- of garantieformulier, de staalaanvraag of enige andere communicatie met Floorify, impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop FLOORIFY uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

Gelieve deze Privacy Verklaring te lezen in samenhang met de legal disclaimer en cookie policy van FLOORIFY.

1. Soorten persoonsgegevens

FLOORIFY kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Naam
• Voornaam
• Emailadres
• Telefoonnummer (vast en/of gsm)
• Adres
• Klantnummer
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Facturatieadres
• Geslacht
• Social media data
• Communicatievoorkeur
• Geografische locatiegegevens
• IP-adres
• Alle persoonsgegevens in het vrije veld van het contactformulier
• Alle ander persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan Floorify (bvb. tijdens correspondentie)

FLOORIFY verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website. Zo zal FLOORIFY, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat FLOORIFY toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website.

2. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

• Bezoek van de Website
• Bezoek van het gebouw
• Een samenwerking met FLOORIFY
• Het opvragen van een offerte
• Het invullen van het contactformulier
• Het aanvragen van een staal
• Het invullen van het registratieformulier voor de garantie
• De verificatie van uw identiteit (bvb. wanneer u de klantendienst contacteert of beroep doet op de garantie)
• Het inschrijven op de nieuwsbrief (al dan niet via de Website)
• Het uitwisselen van business cards
• Correspondentie met en uitgaande van FLOORIFY

De door FLOORIFY verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om toegang te krijgen tot bepaalde delen van de Website, om in te schrijven op nieuwsbrieven, om te kunnen genieten van de garantie). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel zijn.

3. Gebruik persoonsgegevens

FLOORIFY kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• De uitvoering van een overeenkomst met FLOORIFY (incl. de opmaak van een offerte, de levering, de facturatie, de invordering van betalingen, de toepassing van de garantie enz.)
• Het leveren van support / bijstand (bvb. bij problemen)
• Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)
• Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website
• Het verzenden van nieuwsbrieven
• Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken
• Statistische doeleinden

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

• U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met FLOORIFY of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op FLOORIFY rust

4. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

FLOORIFY zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot de verwerking van betalingen, het verzenden van leveringen, het leveren van diensten aan FLOORIFY (in een kader van onderaanneming), etc. In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan payment providers, financiële instellingen, softwareleveranciers, cloud partner, datacenter, externe IT-partners, transport partners, verzekeringsmaatschappijen, andere externe dienstverleners, etc.

Indien het noodzakelijk is dat FLOORIFY in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat FLOORIFY uw persoonsgegevens openbaar maakt:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer FLOORIFY hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van FLOORIFY.
• Wanneer FLOORIFY of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die FLOORIFY heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal FLOORIFY uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

5. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door één of meerdere passende waarborgen (zoals goedgekeurd door de EU):

• Het afsluiten van een data transfer agreement met de bestemmeling, dewelke zal bevatten de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’; en/of
• Bindende bedrijfsvoorschriften; en/of
• Certificeringsmechanisme (zoals maar niet beperkt tot het EU-US Privacy Shield).

6. Opslag persoonsgegevens  

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere regelgeving, bewaart FLOORIFY uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder ‘III. Gebruik persoonsgegevens’.

7. Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

• Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;
• Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (FLOORIFY wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
• Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@floorify.com of het formulier voor de uitoefening van uw privacy rechten in te vullen en aan FLOORIFY te bezorgen via e-mail of per post.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de producten en diensten van FLOORIFY meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van FLOORIFY.

8. Beveiliging persoonsgegevens

FLOORIFY verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

FLOORIFY zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren: onsite en in de cloud met datacenters in de EU.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van FLOORIFY, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat FLOORIFY in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.

9. Update Privacy Verklaring

FLOORIFY is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen waarbij FLOORIFY de datum van herziening zal aangeven bovenaan op de eerste pagina van deze Privacy Verklaring. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

10. Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. FLOORIFY draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

11. Contacteer FLOORIFY

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop FLOORIFY uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

• Via e-mail: privacy@floorify.com, of
• Via de post: FLOORIFY NV, Kruisboommolenstraat 30A, B-8800 Roeselare

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop FLOORIFY deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop FLOORIFY uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.